ギフティでのカンファレンスのスポンサーブース準備を公開します！

はじめに

こんにちは、ギフティでエンジニアをしているNaN-chan(@nmb_koya)です。 最近は｢87CLOCKERS｣という漫画にハマっています。 ｢87CLOCKERS｣はオーバークロックを題材とした漫画でして、オーバークロッカーがCPUのクロック周波数をパソコンが耐えられる限界まで上げて，スコアを競う様子が描かれています。 自分は大学院時代に機械学習の研究をしており、練習としてKaggleやSIGNATEに参加していました。 機械学習のパラメータを変更してスコアを上げるのと、オーバークロックでスコアを上げるのが、なんか似ているなと思い、読んでいて懐かしさを感じました。 パソコンに詳しくない方でも読めるようになってますので、もしよかったら読んでみてください。 そういえば｢87CLOCKERS｣の作者は二ノ宮知子さんです。 二ノ宮知子さんといえば、ドラマ･映画化された｢のだめカンタービレ｣の作者でもあります。 ｢のだめカンタービレ｣の後に、｢87CLOCKERS｣を描こうと思った理由が気になりますね。

カンファレンスのブース準備の型化の背景

｢ギフティの2024年技術広報の取り組みを振り返ります｣の記事でも取り上げていますが、ギフティでは今年、カンファレンスのスポンサーブース準備を"型化"しました。

tech.giftee.co.jp

今までは、それぞれのカンファレンスごとに、ブース準備･運営を手伝ってくれるエンジニアを募集し、企画と運営を行っていました。 しかし今までの方法では、エンジニアの工数をかなり使っており、プロダクト開発などに影響を及ぼす可能性がありました。 そこでカンファレンスのブース準備をある程度"型化"することで、エンジニアが本来発揮すべきバリューに集中できるようにしました。

カンファレンスのブース準備

それではギフティのブース準備についてお話します。 スポンサーブース準備については、4つのスプレッドシートを活用して行います。

その1: 実行計画シート

実行計画シートでは、カンファレンスまでにすべきタスクが一覧で表示されています。 それぞれのタスクについて担当者、期限、ステータスを設けることで、漏れなくブース準備を行えるようになっています。 ポイントとしては、｢Xでスポンサーしますの告知｣などタスクとしては小さいけれども、技術広報としては重要なタスクも掲載していることです。 ブース準備･運営に慣れてくると、無意識のうちにやってる細かいタスクが増えてきます。 これらをきちんと言語化し、記載することで、誰がやっても同じ準備ができるようにしています。

その2: 配達物シート

ブース設営には、バックパネル・テーブルクロスなど大きいものからアイロンなど小さいものまで、様々なアイテムを会場に持っていきます。 これら配送すべきものを一覧でまとめたシートになっています。 さらにカンファレンスごとに配送のルールは変わってくるため、ルールをメモする場所も用意しています。 配送ルールは守らないとカンファレンス運営者に迷惑をかけるだけではなく、ブース運営自体行えなくなってしまう可能性がある重要な項目になります。 そのため配送ルールに関するリンクを貼るのではなく、すぐに確認できるように文言を貼り付けれるようにしています。 さらにギフティ社内のルールも記載しておくことで、社内ドキュメントを漁る時間を短縮できるようにしています。

その3: 資料リンクシート

このシートでは、カンファレンス公式HPやカンファレンス運営者からのブース設営の資料などを管理します。 またチラシのPDFのリンクを掲載しており、カンファレンスで配布することが決定した場合には、このリンクから印刷会社へ簡単に依頼できるようにしています。 カンファレンスに関する資料やリンクをここにまとめておくことで、探し回る必要がないようにしています。

その4: 参加者シート

ギフティではエンジニアにブースに立ってもらっています。 エンジニアがブースに立つことでギフティのプロダクトの説明であったり、カンファレンス参加者と技術の話をすることができ、コミュニティの活性化につながると考えているためです。 この運営の際にブースシフトを作成しており、そのためにギフティからの参加アンケートを行っています。 ギフティからの参加者を管理するために、このシートを活用しています。 またブースシフトやギフティからの参加アンケートもテンプレート化を行っています。

これらスプレッドシートを埋めていくことで、カンファレンス準備が行えるようになっています。 しかしスプレッドシートを埋めたいけど、何をしたらいいかわからない場合も出てきます。 この問題を解決するために、関連する資料をesaやNotionにドキュメントとして残しておくようにしています。

カンファレンスのブース準備の型化によって

今までは、カンファレンスのスポンサーブース準備にたくさんの人を要していましたが、型化を行ったことで現在は1.5人月くらいで回るようになりました。 工数を大幅に削減することが出来ました。

しかしこの型化はまだ改善すべきことがたくさんあります。

• こぼれているタスクを実行計画シートに記載する
• タスク一覧がカテゴリーごとになっているので、時間系列でも並べれるようにする
• ドキュメントがいろんな場所に格納されている
• などなど

カンファレンスブース準備･運営を行うたびにアップデートしていき, 誰でも簡単にブース準備が行える型化をしていきたいと思います。

さいごに

今回はギフティでのカンファレンスのスポンサーブース準備についてお話をしてきました。 カンファレンスでブースを運営することで、たくさんのエンジニアの方に、ギフティのプロダクトやエンジニアについて知ってもらうことが出来ます。

これからもエンジニアが楽しめるブースやコミュニティが活性化するような企画を用意していきたいと思います。

最後までお読みいただきありがとうございました。